EXPANSIÓN SIN LÍMITES
Cuando una compañía crece, se necesita un ERP que no se quede atrás.

Desde su nacimiento en 1956
como proveedora de bulbos,
Steren se ha consolidado como
una empresa líder en electrónica.
Con la creación de Steren Producto
Empacado dedicado a atender a
los autoservicios, han demostrado
que crecer es su constante y las 220 Steren Shops en México y Estados Unidos lo confirman. Sin embargo, como cualquier compañía en expansión, sus herramientas de
trabajo comenzaron a ser obsoletas.
“En el 2006, debido al crecimiento
de la compañía y por los planes
mismos de expansión, se visualiza
que realmente las necesidades de
manejo de información van a ser
grandes”, comenta Ricardo Zárraga,
Líder de Proyecto.

Grandes empresas,
¿soluciones pequeñas?

El ERP que utilizaba Steren no era
suficiente para sus requerimientos
de información puntual y precisa,
así que los directivos deciden hacer
un cambio radical. “En ese momento
las herramientas que se tenían no
eran muy poderosas”, recuerda
Ricardo, “no eran muy versátiles, se
tenía un sistema que controlaba
la producción, que ya se venía
operando desde tres años atrás y no se había actualizado, el soporte era malo”. Steren no era la única víctima del deficiente sistema. “Muchas entregas se veían retrasadas, incluso por días, pues implicaba más tiempo para que le llegara su mercancía al cliente”, agrega el Líder de Proyecto, “…pues en el momento de facturar todo el personal se detenía porque se estaba facturando. Si cobranza corría estados de resultados también no podías usar el Sistema. Teníamos muchos bloqueos que, en general, detenían la operación”.

“Me tardaba 3 horas una sola factura y esto generaba la necesidad de detener a otras áreas, nos quedaba muy chico el otro sistema y muchas entregas se veían retrasadas. Ahora me tardo máximo 10 minutos. Ya me voy temprano.”
María del Rocío Dino Zaldaña Gerente de Mesa de Control

Momento decisivo

Elegir un nuevo sistema no es tarea
fácil y se corre el riesgo de obtener
un producto que provoque más
problemas de los que soluciona.
Steren hizo un concurso de selección
entre 26 programas de todas las
marcas, incluyendo de otros países.
El producto elegido: Intelisis. Por
experiencias previas con otros ERPs,
Ricardo tenía algunas dudas sobre su elección, pero pronto desaparecerían. “SAP no se adelanta a las necesidades de sus clientes.
Una de las cosas que a mí me dio
mucho temor es que te mandan
con un Distribuidor y dependes de
él, de sus Consultores, de lo bien
capacitados que estén, de los puntos que te den, en el caso de Microsoft es lo mismo, si tienes la suerte de contar con el apoyo de un partner “medio grandecito” pues ya la hiciste, Mientras que con Intelisis no hay intermediarios”, señala el líder.

El know how: factor de éxito

Cuando se integró el nuevo ERP,
Steren encontró algunas sorpresas.
“Al empezar a implementar Intelisis aparecían procesos que Steren
no había considerado, como que
hacíamos dos procesos en lugar de uno. Nos abrieron los ojos en
darnos cuenta de que las cosas
estaban mal. En la mayoría de todas las áreas, teníamos muchos vicios y malas prácticas. Intelisis no sólo es un sistema, ayuda en toda la reingeniería de procesos”, asegura Ricardo y explica cómo se aprovechó al máximo la nueva solución gracias a que “…toda el área de Consultoría de Intelisis conoce perfectamente el producto, todas las sugerencias de cambio en la operación, surgieron de sus Consultores. Conocen su
producto y las virtudes de él, qué es lo que puede hacer y su experiencia del trato con otras empresas nos apoya en aprovechar mejor el software”.

“Me permite tomar decisiones, cuándo fue mi última entrada, qué
producto es el que más se devuelve, realmente me permite tener un análisis más exacto. Puedo dar soluciones de las áreas en las que yo soy cliente y saber si hay malos productos o incluso, malos clientes.”
Sarahí Hernández de la Riva
Gerente de Manejo de Materiales

Diferencias notables

Los beneficios de Intelisis fueron
percibidos de inmediato y se vieron
reflejados desde el momento de su
adquisición. Ricardo menciona sobre
la competencia que “… ellos te dicen
sus condiciones de compra, mientras que con Intelisis existe una gran variedad de tipos de licenciamiento, como la opción de renta, renta con opción a compra, etc. Esas variantes son las que ejecutivamente hacen la diferencia, porque te dan opciones para utilizar tu capital y tu flujo de efectivo para otras cosas”.

Un problema común en las empresas actuales es el no tener la información integrada, situación que provoca riesgos y retrasos reflejados en la facturación. En Steren tienen muy clara su opinión al respecto y Ricardo nos lo comenta “…si desde el origen uno de mis datos es un número cuatro, debes seguirlo viendo hasta el final del proceso. No ver un 4.2 en el momento en que sale de Contabilidad. Ese es un beneficio que ahora tengo”.

Una ventaja notable fue la reducción
en los tiempos para facturar. Antes
de Intelisis el proceso podía tardar
hasta 3 horas, ahora, gracias a tener datos actualizados, éste se realiza en minutos.

Problemas locales, respuestas
locales

Cada país tiene su legislación y a la
hora de seleccionar un ERP se debe
tomar en cuenta. Ricardo no lo olvidó y explica su preferencia por Intelisis: “…uno de los puntos por lo que los elegimos es porque son mexicanos, hablando de las legislaciones, hablando del Gobierno, hablando de la nómina, pues ¿cuántas excepciones
no tiene una nómina mexicana?
Ustedes ya llevaban algo ganado,
porque saben las necesidades.”

Después de un año de ser implantado, el ERP de Intelisis demostró ser la mejor elección. Ricardo Zárraga confirma su elección porque “…en cuanto a inventarios, ahora se tienen al día, los precios actualizados con todos sus historiales para tomar decisiones rápidas y oportunas, incluso con historiales del cliente.

Nos costaba mucho trabajo saber si
teníamos inventario para surtir un
pedido, esa labor la hace ahora el
Sistema”. El ahorro en tiempo ha sido enorme y se demuestra en procesos más sencillos y unificados.

Un ERP debe facilitar las operaciones, no complicarlas

Una de las características del ERP de
Intelisis que más agradeció Ricardo
fue la sencillez de su manejo: “El
Sistema es amigable y eso te ayuda a que se te facilite buscar información y navegar de la misma forma. Es fácil de operar en general, para todos los usuarios claves”.

“Hoy a los seis meses de haber
arrancando con Intelisis, todos
los usuarios están usándolo sin
problemas.”
Enrique Barrón
Gerente de Sistemas

Con la satisfacción de tener el mejor
ERP para su empresa, el Líder de
Proyecto de Steren concluye que
ha sido una buena opción a nivel
operativo y financiero: “Hoy después
de un año de implantación y a seis
meses de ser usuarios puedo decirte que estamos completamente
satisfechos”.